分担を決める前に「必要な仕事」を一緒に見つける――取引先・他部署との会議を見直す図解実践ガイドが無料公開

リクエスト株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役：甲畑智康）は、取引先や他部署との会議を進める管理職・リーダーに向けて、図解実践ガイド「必要な仕事を、一緒に見つける会議。」を無料で公開した。同社は980社・33.8万人の働く人々のデータを研究・教育開発の基盤としている。ただし同社は、この規模は今回の会議方法の効果検証数ではないとしている。

会議で担当や期限を決めたのに、その後の仕事が進まない。何を依頼すればよいのか、どの情報を確かめればよいのかが分からない。ガイドはこうした場面を想定している。目指す状態と現状から必要な仕事を見つけ出し、分担と次の見直しへつなげる進め方を紹介する内容だ。

「役割」から始める会議と「目的」から始める会議

研修で比較されたのは、各社の役割を起点にする会議と、共有する目的を起点にする会議だ。役割から考える会議の問いは「メーカーは何をし、流通店は何をするか」である。一方、目的から考える会議の問いは「流通店の取引先構成をよくするために、何が必要か」となる。ここでいう取引先構成とは、どの顧客と、どのような仕事をしているかという全体の組合せを指す。どちらの会議にも役割があり、扱う仕事に応じて使い分けるものとされている。

目的から考える会議でも、役割分担は必要だ。必要な仕事がまだ明確でないときは、まず目指す状態、現状との違い、判断に足りない情報を一緒に確かめる。担い手を考えるのはその後になる。また「取引先構成をよくする」という言葉も、相手と具体化する必要があるという。どの取引先との、どのような仕事を増やしたいのか。それによって相手の仕事がどうよくなるのか。相手が大切にしたい条件も確かめ、目的を一方的に決めない進め方を提案している。

同じ図を見て、次に確かめる情報を見つける

ガイドには、部署間で顧客への回答が止まっている架空例が収録されている。この例では、営業と実務担当の役割を決めるだけで終わらせない。実際の依頼メールと確認メモを持ち寄り、誰から誰へ、何が渡ったかを図にしていく。

例では、顧客の希望日が依頼に記載されていない。そこで「誰が回答するか」に加え、「回答を決めるために、何を確かめる必要があるか」を問い、次に確認する内容を具体化する。その結果、顧客の希望日や変更できる条件を聞く、対応できる日とその条件を調べる、回答内容を一緒に確かめる、という仕事が整理される。担当、合意した期限、次に見る結果までをつなぐ記入例も掲載されている。

次の会議で使える四つの問い

ガイドでは、最近の一件と今ある資料から始める四つの問いを示しており、新たな長い記述は前提にしていない。四つの問いは、職場で試すための提案と位置づけられている。最近の一件を選び、今あるメール・図・メモを見ながら、指す、選ぶ、書き足すところから始められるという。なお、必要な仕事と手順が明確な場合は、担当・期限・受け渡し条件の確認を中心に進めるとしている。

• 何を、どうよくしたいか。誰の、どの仕事が、どう進む状態か。
• 今、何が分かっているか。同じ資料を見て、根拠と不明点を分ける。
• 次に、何を確かめるか。判断を変えそうな不足情報を一つ選ぶ。
• 誰が行い、いつ見直すか。次に見る事実と、実行できる条件を決める。

研修での観察と、研究との接点

ガイド作成のきっかけは、14名のリーダーが参加した研修だった。参加者にとって、役割分担を起点にする会議は経験済みだった。講師の観察によると、その会議と目的を起点にする会議を同じ紙面で比較すると、違いが理解され始めた。さらに、自分で取引先構成図を描くことで理解が進んだという。この観察を踏まえ、ガイドでは経験した会議との比較と、実際の一件を図にして確かめる活動を、職場で試す方法として提案している。ただし、それまでの半年間の説明や支援も下地になった可能性がある。比較や図の作成だけの効果を切り分けたものではないとしている。企業・個人が特定される情報は省略されている。

研究との接点としては、KauffeldとLehmann-Willenbrockによる職場の会議92件の分析が挙げられている。この分析では、問題解決や行動計画に関するやり取りと、会議への満足度などとの関連が報告されている。会議で何を話し、次の行動へどうつなぐかを考える手掛かりになる研究として紹介されている。一方で、この研究はガイドの四つの問いや順序の効果を直接検証したものではない。今回の研修の観察も、会議方法による行動や業績の変化を比較検証したものではないと明記されている。そのうえで、実際の一件と相手の反応から、仕事が進んだかを確かめながら活用するよう求めている。

公開されたガイドの概要は以下のとおり。あわせて、会議の進め方の違いを本人がどのように理解していくかを扱った関連の図解実践ガイド「経験した仕事と比べて、新しい仕事を理解する。」も公開されている。

• 資料名：必要な仕事を、一緒に見つける会議。
• 形式：PDF／A4横／全10ページ／無料
• 対象：取引先・他部署との会議を進める管理職、リーダー、会議改善や人材育成の担当者
• 内容：役割と目的の比較、目的の具体化、現状を図にする架空例、不足情報を確かめる問い、分担と見直しの記入例、次の会議で使う四つの問い、活用する場面、観察と研究の位置づけ

出典：組織行動科学®︎